PDCA循环在医院档案管理机制中的应用

1 PDCA循环管理基本概念 
  PDCA循环又称戴明环。是美国质量管理专家戴明博士在20世纪50年代依据信息反馈管理提出的全面质量管理方法[2]。目前,PDCA循环管理被广泛应用于各行各业的质量管理中,并普遍取得了质量管理和效益提升的作用[3]。PDCA即通过Plan(计划)、Do(实施)、Check (检查)、Action(处理)四阶段管理路径,使工作的质量于持续循环中得以有效提高。上述四阶段并非运行一次即结束,而是一次次的循环进行。若部分问题在第一循环阶段未能解决,则会进入下一循环中,从而达成阶梯式的螺旋上升。“P”阶段需首先制定活动计划,确定目标和方针,完善相关制度流程,为活动的开展和实施打下基础;“D”阶段为具体落实与计划实现阶段;“C”阶段是对实施计划的过程和结果进行检查阶段,明确实施效果,并发现存在的问题;“A”阶段为最重要的一個阶段,需对实施及检查结果进行分析处理,采取相应措施持续改进效果,并再次修订活动计划,调整活动目标,完善制度流程,更好的组织实施,推动活动顺利进入下一个循环阶段[4]。 
  2 医院档案管理现状及原因分析 
  结合日常档案管理工作,运用鱼骨图法、头脑风暴法、查检表法等管理工具,分析当前医院档案管理工作存在如下问题: 
  1.制度管理层面。在医院运行过程中,档案管理作为非业务内容,一直处于辅助工作范围。它不会直接产生效益,不会对医院运行产生直接影响。因而,医院领导对此重视程度不够,在人、财、物等方面的投入相对较少。多数医院将档案归办公室统一管理,在管理机制上处于弱势地位,制度建设落后,存在有制度不遵守、有规章不执行的现象。 
  2.硬件设施层面。受医院领导不重视的影响,很多医院都不会在档案管理工作上投入过多的财力去改善硬件条件。出现了没有专用档案室,或与其他部门混用,房间也多选择一些偏僻、狭小、阴潮的房间,未能配备通风、换气、防潮等设备,安全隐患突出。没有专用档案存储的电脑、扫描仪等设备,未能实现档案存储信息化。 
  3.人才队伍层面。从档案工作归口来看,医院档案从业人员多数为办公室工作人员兼职,从业人员存在年龄大、学历低、工作创新能力不强、人员调整频繁等问题。在日常监管和培训方面,虽经系统专业学习,但新知识运用不足,多凭经验工作,导致了档案办理、归档不及时,整理、分类不规范等问题。因工作人员多为兼职,分散工作精力,无法全身心的投入工作。 
  4.创新应用方面。当前,医院档案管理工作基本处于收集和保存的基础阶段。对医院存储的珍贵档案,没有进行有效利用和开发,没有系统分析和甄别,导致对医院科研、教学以及领导决策等管理活动,支持和推动作用严重弱化。管理手段较为传统,对当前信息化手段运用较少,信息检索的速度慢、效率低。 
  3 PDCA循环在医院档案管理中的应用 
  作为全面质量管理体系运转的基本方法,正确运用 PDCA 循环要做到三点,一是四个阶段一个也不能少,即 Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和 Action(处理)缺一不可。二是每个 PDCA 循环并不是简单的重复运转,而是一个螺旋上升的循环。每循环一次就解决了一些问题,未解决的问题进入下一个循环。三是大环套小环,在某一阶段也会存在计划、执行、检查以及处理的小 PDCA 循环。运用PDCA 循环解决存在问题的对策如下: 
  1.P(Plan)计划阶段。该阶段是医院档案管理的基础阶段,要明确档案管理的目标和方针,制定档案管理年度计划,建立并完善相关制度和流程。一是建立强有力的档案管理组织体系,择优选配各科室专兼职档案人员,如有人员变动应及时进调整。二是在年末岁初制定医院档案管理工作计划,根据上年度运行情况,修订和完善档案工作制度和流程,包括年度工作目标、人才引进和培养计划、开展信息化建设、资金投入以及设备购置等。三是召开年度档案管理领导小组会议,共同研究讨论年度档案管理总结及计划,并向医院主要负责人汇报,最大限度的取得支持。 
  2.D(Do)执行阶段。一是要加强专兼职档案人员工作的责任感,规范标准,工作细致,不断强化工作人员的培训和学习,熟练掌握档案管理各项规章制度和操作技能;二是档案资料归档要及时,做到分类准确、材料齐全、外观整齐,严防丢失;三是严格按照制度进行管理,坚决不将手续不完整和不齐全、不真实和有疑问的材料归档。四是顺应时代潮流,加快档案信息化建设。争取医院领导支持,配备计算机、扫描仪、档案管理软件等设备,充分运用信息化技术手段改进档案管理和利用的方式。 
  3.C 阶段(Check)检查阶段。在执行阶段就应当建立档案工作督导检查工作机制,强化过程监管和质量控制,对照年度工作计划和档案管理标准,对各个阶段任务完成情况,进行有效的控制,及时发现问题和隐患,并组织整改。 
  4.A(Action)处理阶段。处理阶段也是持续改进阶段,可穿插于执行和检查阶段,也就是“大循环套小循环”。一是要强化人员管理,包括强化履职责任,加强培训学习,将集体学习与个人学习相结合,外出参加学术会议和邀请专家来院指导相结合。二是要逐步实现信息化管理。医院要投入相应的建设经费,配置工作需要的设备,建立数字档案库,提高档案利用率。三是要注意安全和保密原则。要树立安全保密责任意识,熟悉相应的法律法规,档案内部局域网不能与外网连接。四是在年中、年末召开两次工作分析会议,充分发挥集体作用,对实施各阶段的问题和变化,进行集中研判。这一过程即是统一思想认识的过程,也是群策群力的过程,作为分管领导应当高度重视、严密组织好分析会议,对下一阶段工作的开展和持续改进用作明显。 
  4 应用效果评价 
  通过对PDCA循环在医院档案管理中的应用探讨,对重构档案管理工作机制,提高档案管理的规范化水平起到了积极的推动作用。硬件设施得以改善、管理制度趋于健全、档案及时办理率、归档率提高到95%以上。在运用过程中,也存在不够细致深入,管理方法运用不灵活等限制。在具体操作过程中,应当注意两点:一是对问题和错误一定要予以纠正,坚决不能放任问题继续存在;二是将遗留问题转入下一循环,推动循环管理持续开展。 
  5 结语 
  将PDCA循环运用到日常工作中来,建立较为科学合理的工作机制,加强制度化、规范化,让医院每一位员工都能参与医院管理,为医院改革与建设提供基础支持。医院档案是一笔宝贵的精神财富,对提高医院运行与管理水平,推动医院健康、可持续发展有着重要作用。 
  参考文献 
  [1]董小艳.探讨PDCA 循环在医院档案管理中的应用[J].兰台世界,2017,(4):117. 
  [2]胡伟标等.戴明环在提高医疗设备质量管理中的应用[J].中医药管理杂志,2012,20(6):594-596. 
  [3]张艳军.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].河北医学,2012,18(4):564. 
  [4]吴洁.PDCA循环在医院感染管理中的应用[J].中国医学创新,2012,14(13):142-143.
浏览次数:  更新时间:2017-10-04 09:03:24
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