企业物资集中采购的重要性

一、前言 
  物资这个概念在企业经营运作当中不仅包括了一些基础的用品和消耗品,而且也包括了用于产品生产的一切大型设备、资产、原材料及辅料。物资采购对于现代企业的生存发展尤为重要,因为近年来对于如何加强企业物资采购管理质量的研究工作也在越来越多的得到讨论和开展。健康有序的物资采购管理不仅能够为企业节约大量生产成本、提升企业的经济效益,同时也能够大幅度降低一些因为物资采购管理不善而引发的管理成本、附加物资成本等等。所以,物资采购问题研究关系着整个企业的经营运转,十分重要。 
  二、企业物资采购现状 
  所谓兵马未动粮草先行,物资對于一个企业的重要性不言而喻,因此企业管理者也越来越强化了对物资的管理和使用。在制度建设及管理方法上面都有显著的质量的提升。但是,随着企业规模的扩大,物资采购工作的要求也在不断提升,尤其是对于一些多种经营的大型企业来说,物资采购管理更是面临着许多新问题,而在传统管理模式下能够勉强维持的状况也在更大冲击与考验面前暴露出了一些必须解决的实际矛盾。当前企业物资采购主要存在着以下一些方面的情况。 
  首先,缺乏系统性。物资采购虽然对于企业的各个生产运作环节都十分重要,但是不同的部门不同的环节,对于物资的需求是大不相同的,而且在物资采购的时间和数量等方面也有较大差异,这种差异性随着企业经营范围的不断拓展和业务部门的不断增多也在急剧变化着。这就造成了企业物资采购显得十分没有系统性和计划性,许多时候物资采购全凭部门自己申请甚至自行采购,企业领导者和决策者要么并不关心具体采购情况,要么信息掌握极度滞后,难以发挥管理作用。这样不仅让物资采购陷入一片混乱,也不利于企业的总体经营管理水平提升,同时也可能造成资源、资金的大量浪费。 
  其次,传统的物资采购的部门自主性较强,采购往往以采购人员与供应商的单独接触完成交易和采购,这就让采购行为无法受到更大范围的监督和约束,容易给采购人员与供应商之间的暗箱操作提供创造机会,从而不仅让企业在采购环节蒙受经济损失,还有可能所采购物资无法达到生产及使用标准,危及企业的生产经营活动安全及社会信誉和形象。 
  再次,随着企业生产规模扩大、生产技术提高,物资采购的技术性要求也在提高之中,也有越来越多与高新技术相结合的物资设备需要进行采购,但是传统的物资采购往往是部门单独行动,而各部门负责物资采购的人员其技术水平、业务能力参差不齐,在物资采购任务的完成方面显得越来越吃力,从而制约了本部门的运作发展,也让整个企业的业务发展变得失衡。 
  以上便是当前大多数企业尤其是多种经营大规模企业、集团企业在物资采购工作中面临的一些典型问题,这些问题如果不能得到及时有效解决,不仅会影响到物资采购这一个方面的工作推进,同时更加会影响到整个企业的建设发展。 
  三、企业物资集中采购的重要性分析 
  物资采购逐渐成为企业财务管理以及整个企业内部管理的重要一环,前文我们所提到的传统物资采购方式又在逐渐给企业经营发展及管理带来一些麻烦与阻碍。因此,我们需要一个新的物资采购及管理方法来解决这些问题并推动企业向着更好的方向继续发展。物资集中采购能够很好的解决这些问题,尤其是对于规模大、业务多的成熟企业来说,物资集中采购具有以下几点现实重要性。 
  1.集中采购能够大幅度降低企业采购成本 
  降低采购成本,是集中采购这种采购形式给企业带来的第一个也是最直观的好处,不论是物资采购还是产品采购亦或者其他采购活动,集中采购都能实现降低采购单价的作用,从而节约采购成本、提升企业的实际经济效益。 
  2.集中采购可以有效强化企业管理质量 
  物资集中采购不仅能够为企业在采购环节压缩成本提升效益,对于整个企业的经营管理质量提升也是非常有好处的。因为,物资集中采购不仅仅只是一个单纯的采购行为,通过物资采购信息的集中和采购之后的物资分配,企业管理者和决策者能够更好的掌握整个企业在物资使用以及使用效率和价值产生情况方面的全面了解。从而帮助管理者更好的进行部门管理、环节控制以及生产运作方式调整,最终达到强化和提升企业管理工作质量的目的。 
  3.转变管理思路、促进企业转型 
  在过去,市场供需关系在很长一段时间内都处于卖方市场的状态,市场上物资缺乏,需求却十分旺盛,从而企业发展模式和目标也多偏向于市场拓展、产品研发和销售增强,形成了一种粗放式的经营管理模式。而随着市场逐渐规范、企业数量逐渐增多、产品种类增多、竞争日趋激烈,整个市场也慢慢从卖方市场向买方市场转变,企业需要更强的竞争力和更优的技术及产品才能够赢得消费者青睐,而在此过程中企业的管理重要性也得到不断提升,企业逐渐进入以集约化、精细化管理促发展的阶段。物资集中采购正是将集约化、精细化管理思维应用于物资采购之中,而通过物资集中采购管理意识的树立,也能够逐渐转变管理者和决策者对于整个企业的经营管理意识,实现物资采购工作以外更多方面的集约化精细化管理,最终转变管理思路、促进企业转型升级。 
  4.有助于整顿风气,打造健康企业文化 
  物资的集中采购能够避免各个部门采购人员与供应商过于频繁的单独接触,这样能够确保采购人员无法和供应商进行所谓的暗箱操作。从而即确保了企业经济利益和社会利益不会受到侵害,同时也能够逐渐杜绝这种不正之风在企业内部的滋生,确保企业内部管理及工作环境的纯净,让企业形象更加健康,企业文化更加纯洁。
四、企业施行物资集中采购的具体措施 
  前文我们对当前企业传统的物资采购方式所可能带来的一些问题进行了分析,同时也归纳总结了物资集中采购对于现代企业提升管理质量及物资采购工作质量的重要意义。而明确了物资集中采购对企业发展的重要性,还需要从具体管理入手加强环节控制,这样才能让物资集中采购这种形式真正发挥出自己的作用。 
  1.组建专门管理机构 
  物资集中采购适用于部门多、人员多的大中型企业,尤其是对于多种经营性企业,集中采购的经济优势和管理优势更加明显。但是正因为推行企业规模庞大、部门及人员众多。所以,物资集中采购应作为一个重要且独立的运作部门而存在。因此,我们首先应该做的就是成立一个专门的物资集中采购管理部门,虽然物资采购属于企业财务管理的一个分支,但由于其特殊性和专业上的高要求,只从财务管理部门出发进行管理难免在成效上達不到预期效果。专门管理部门成立能够确保管理人员的技术上的专业性和时间上的完整性,能够实现物资采购的规范化与科学化。在人员构成上面需要考虑到适应企业自身发展、适应市场变化发展要求两方面,所以除了本来的财务管理人员之外,小组成员还应该包括企业内部各部门负责人以及社会上专门机构的物资采购管理专家。 
  2.物资集中采购管理制度 
  物资集中采购不仅仅是将各部门分别采购统一为集中采购,而是需要有一系列的制度给予人员管理及制度执行保障。 
  (1)分析制度 
  物资采购工作想要做到及适应部门发展又符合企业发展利益,同时还能够在市场中具有更强竞争力就必须充分而科学的进行各种分析工作。首先要分析业务发展所需物资及配比;其次要充分了解企业当前财务状况及未来发展和业务发展之间的关系。此外,还需要就市场需求以及所需物资的价格、规格、质量及供应商情况进行分析,最终得出最为有效的物资采购数据,以供采购计划的具体编制。 
  (2)采购计划编制与审核 
  物资集中采购的计划编制与审核分为两个步骤,首先由各部门人员编写各自的物资需求报告并提交物资集中采购管理小组审核;其次物资集中采购小组对申请材料进行分析评估,并将所有部门所需物资进行数量、规格、需求时间的汇总再进行集中采购。 
  (3)供应商数据库建设 
  根据物资采购的种类可分为常规物资和大型资产与固定资产几个类别,应将供应商资质、财务状况、产品数据等资料进行编辑录入,并定期更新,确保采购工作开始的时候能够凭借所掌握的大量数据信息进行择优择廉。 
  (4)制定阶段性推行方案 
  物资集中采购虽然能够为企业带来巨大的经济效益与管理效益,但是从传统的采购模式转为集中采购,不仅仅需要有科学的管理制度,同时也需要循序渐进,给予各级部门和业务部门适应和调整的时间。对于多种经营的大规模企业而言,第一阶段应从需求量大、部门差异较小的常规物资集中采购入手,从实际工作中逐渐摸索经验和找到适合企业自身管理的有效办法。在小范围常规性物资集中采购中取得成功之后,再逐渐扩大覆盖面,最终将企业各部门及业务流程中的所需物资全部囊括进集中采购模式当中。 
  3.加强人员队伍建设 
  人员队伍的素质直接影响到一项管理工作的最终质量和水平,尤其是对于多种经营企业,集中采购不仅是采购数量增大,同时也需要采购人员掌握更多专业技术知识,以适应对各部门物资采购申请的正确评估和判断。人员队伍建设: 
  (1)要引进兼具企业管理知识、物资集中采购知识以及财务管理知识的复合型人才。 
  (2)要加强工作人员的上岗前培训,确保其能够快速适应管理需要。 
  (3)人员队伍素质建设必须与绩效考评体系挂钩,以适当的奖惩来促使管理人员即被管理人员都能够更好的执行新制度,确保管理工作正常和有序。 
  五、结束语 
  物资集中采购能够为企业节约大量资金,同时把关所采购物资的质量以及物资使用的各项数据,有利于财务管理及整个企业的内部管理工作质量提升。尤其是对于多种经营性企业而言,物资集中采购益处多多,但是制度刚刚推行也必然会遇到一些问题,我们应该沉下心来循序渐进的推行制度改革及相关工作。相信只要立足企业需求,必然能够在推行过程中不断改进具体方法和思路,为企业寻找到最为适合的方法与方向。 
  参考文献: 
  [1]骆建明.集团化企业物资集中采购的重要性与实施探讨[J].中外企业家.2016.10. 
  [2]贾江芳.集团企业存货集中采购的实施及重要性探讨[J].现代商业.2015.2..
浏览次数:  更新时间:2017-10-20 12:16:41
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